Tilaisuuksien järjestäminen

Santahaminan kerhoravintolan varaus- ja peruutusehdot

Toimitusehdot

Näitä toimitusehtoja noudatetaan Santahaminan Upseerikerho ry:n LY 0200054-9, kotipaikka Helsinki (alla Upseerikerho) ja tilaajan (alla Tilaaja) väliseen ravintolapalvelujen toimittamista koskevaan sopimukseen.

Varaukset/vahvistukset

Varauksesta tulee sitova, kun Upseerikerho vahvistaa varauksen joko kirjallisesti tai suullisesti. Muutokset/peruutukset tulee Tilaajan aina vahvistaa kirjallisesti.

Tilaus

Tilauksella tarkoitetaan aina kokonaispakettihintaa, joka sisältää ennalta määrätyt palvelut. Tilaus laskutetaan Tilaajalta aina sellaisenaan riippumatta, ovatko kaikki osanottajat osallistuneet esim. aterioille.

Tilaisuuden tarkentaminen

Tilaajan tulee toimittaa kaksi (2) viikkoa ennen tilaisuutta yksityiskohtainen ohjelma, josta selviää:
* tilaisuuden osanottajamäärä
* osallistujien nimilista Santahaminan komendantintoimiston vaatimassa muodossa
* aikataulu, ateria-ajat ja mahdolliset erikoisruokavaliot
* tarvittavat kokousvölineet
* tilaisuuden isäntien/emäntien (=vastuuhenkilötiden) nimet ja yhteystiedot (puhelin ja sähköposti)

Tilaajan tulee tarkentaa tilaisuuden osallistujamäärä kirjallisesti viimeistään seitsemän (7) päivää ennen ko. tilaisuutta. Henkilömäärän muuttuessa yli 10 % Upseerikerho pidättää oikeuden hinnanmuutoksiin. Laskutus tapahtuu tällöin vahvistetun henkilömäärän mukaisesti tai sen kasvaessa yli ilmoitetun määrän, toteutuneen mukaan. Tilavaraus on voimassa Tilaajan ilmoittamalle osallistujamäärälle. Jos osallistujamäärä muuttuu olennaisesti, Upseerikerhollla on oikeus osoittaa toinen tila varaajalle sekä neuvotella uudelleen tilaisuuden yksityiskohdista ja kustannuksista.

Maksuehdot

Mikäli maksuehdoista ei ole toisin sovittu, tilaaja maksaa käteisellä, pankki- tai luottokortilla. Jos tilaaja on Santahaminan Upseerikerhon laskutusasiakas, tilaajalle voidaan tehdä yhteislasku, joka laskutetaan tilaajalta jälkikäteen. Laskuun lisätään Santahaminan Upseerikerhon kulloinkin käyttämä laskutuslisä (20 €). Viivästyskorko on korkolain mukainen. Upseerikerho voi halutessaan veloittaa osan tilauksen arvosta Tilaajalta etukäteen. Tämä sovitaan tapauskohtaisesti.

Peruutusehdot

Tilaajan tekemä tilaus on sitova, kun Upseerikerho on sen vahvistanut. Tilaaja voi kuitenkin peruuttaa tilauksen, jolloin Upseerikerho veloittaa peruutuksesta tilauksen koosta ja peruutusajankohdasta riippuen seuraavasti:

10 – 50 henkilön tilaisuus	Veloitus peruutuksesta	yli 50 henkilön tilaisuus	Veloitus peruutuksesta
30 vrk ennen tilaisuutta	EI VELOITUSTA	60 vrk ennen tilaisuutta	EI VELOITUSTA
14 vrk ennen tilaisuutta	25 % tilaisuuden arvosta	30 vrk ennen tilaisuutta	25 % tilaisuuden arvosta
7 vrk ennen tilaisuutta	75 % tilaisuuden arvosta	14 vrk ennen tilaisuutta	75 % tilaisuuden arvosta
alle 7 vrk ennen tilaisuutta	100 % tilaisuuden arvosta	alle 14 vrk ennen tilaisuutta	100 % tilaisuuden arvosta

Alle 10 henkilön tilaisuudet ja kokoukset, joissa ei tarjoilua, voi peruuttaa kuluitta 5 (viisi) työpäivää ennen tilaisuutta. Tilausten henkilömääriä ei voi muuttaa alle 7 vrk:n aikana tilasuudesta.

Kun varaus tehdään alle kaksi (2) viikkoa ennen tilaisuutta, tulee se vahvistaa / perua kirjallisesti kahden (2) työpäivän sisällä varauksen tekohetkestä. Alle viikkoa ennen tilaisuutta tehdyt varaukset tulee vahvistaa välittömästi. Peruutuksen tapahtuessa veloitetaan tilaisuuden arvosta samalla periaatteella kuin 10 – 50 henkilön varauksissa kts. yllä. Mikäli yksityiskohtia ja tarjoiluja ei ole sovittu, veloitetaan peruutuskuluina ravintolavarauksen osalta tarjouksen mukainen edullisin menu.

Tilat ovat lähtökohtaisesti maksuttomia mikäli tarjouksessa ei toisin mainita. Lisäkalusteista ja muista järjestelyistä voidaan veloittaa erikseen. Äänentoistosta, AV-palveluista ja laitteista, jotka eivät kuulu ravintolan tai kokoustilan perusvarustukseen, veloitetaan erikseen. Mikäli tarjoilujen toimittaja Tilaajan toimituksesta ryhtyy erikoisjärjestelyihin kuten ohjelman, orkesterin, somistuksen ja rakennelmien tms. hankintaan, sitoutuu Tilaaja vastaamaan kaikista näistä toimenpiteistä aiheutuneista kustannuksista.

Maksuehdot

Tilaajan vastuu

Tilaaja on velvollinen suojelemaan Upseerikerhon tiloja ja kalusteita vahingoilta. Tilaaja vastaa kaikista vahingoista, joita tilaajan laitteet, isäntä/emäntä, vieraat, henkilökunta, esiintyjät, kokousosanottajat tai juhlaan osallistuvat aiheuttavat kiinteistölle tai Upsserikerhon irtaimelle omaisuudelle. Tilaaja vastaa ravintolaan tuomistaan laitteista ja irtaimesta omaisuudesta. Tilaaja sitoutuu noudattamaan ravintolan henkilökunnan ohjeita talon sekä kalusteiden ja laitteiden käyttöä koskevissa asioissa. Vahingon sattuessa Upseerikerho laskuttaa kaikki korjaus- ja erilliset siivous-, tms. muut kulut Tilaajalta.

Koko kerhoravintola ja sen terassi ovat anniskelualuetta, jonka vuoksi omien alkoholijuomien tuonti kerholle tai niiden nauttiminen kerhon tiloissa on ehdottomasti kieilletty!

Sopimuksen siirto

Tilaajalla ei ole oikeutta siirtää sopimusta kolmannelle osapuolelle ilman Upseerikerhon suostumusta.