EU:N TIETOSUOJA-ASETUKSEN MUKAINEN ILMOITUS JÄSENILLE SANTAHAMINAN UPSEERIKERHO RY.N YLLÄPITÄMÄSTÄ HENKILÖREKISTERISTÄ

Ylläpidettävät henkilötietoja sisältävät rekisterit ja henkilötietojen kerääminen

Santahaminan Upseerikerhon jäsenistä ylläpidetään Santahaminan Upseerikerho ry:n jäsenluettelo -nimistä henkilörekisteriä, jonka virallisena rekisterinpitäjänä toimii Santahaminan Upseerikerho ry. Rekisterissä olevia henkilötietoja käsitellään Santahaminan Upseerikerho ry:n jäsenluettelon ylläpitämiseksi. Henkilötietoja rekisteriin kerätään jäsenhakemuksesta, joka on yhdistyksen ainoa säännönmukainen henkilötietojen lähde.

Rekisteriin kerättävät ja ylläpidettävät henkilötiedot 

Santahaminan Upseerikerho ry kerää ja ylläpitää jäsenistään henkilörekisteriin seuraavia tietoja:
1. Nimi ja yhteystiedot tiedottamista varten
2. Sotilasarvo ja-koulutus jäsenyyden tason (varsinainen/kannattava jäsen) määrittämistä varten
3. Syntymäaika Santahaminaan kulkua varten

Jäsenhakemuksessa täytettävät arvo/arvo sekä virka-/työpaikka eivät ole pakollisia henkilötietorekisteriin luovutettavia tietoja ja niitä käytetään taustatietoina hakemusta käsiteltäessä.
Tietoja ei kirjata varsinaiseen rekiseriin (pl. sotilasarvo edellämainituin perustein).

SANTAHAMINAN UPSEERIKERHO RY EI KERÄÄ HENKILÖTIETOLAIN 11 PYKÄLÄN MUKAISTA ARKALUONTOISTA HENKILÖTIETOA.

Rekisterin ylläpitäjät ja rekisteriin tallennettujen henkilötietojen käsittely ja luovuttaminen

Yhdistyksen jäsensihteerinä toimii Santahaminan Upseerikerho ry:n vuosikokouksessa valitusta hallituksesta muodostetun Tiedotustiimin puheenjohtaja. Reksierin ylläpidosta vastaavat jäsensihteeri
ja yhdistyksen hallituksen puheenjohtaja.

Jäsenen henkilötiedot lisätään rekisteriin jäseneksi hyväksymisen yhteydessä. Henkilötiedot poistetaan rekisteristä, kun yhdistyksen hallitus on todennut jäsenen eronneeksi. Henkilötietoja luovutetaan ainoastaan Santahaminan komendantintoimistolle jäsenistön kulun mahdollistamiseksi Santahaminaan. Henkilötiedoista ilmoitetaan vain jäsenen nimi ja syntymäaika.

Tiedot omista rekisteriin tallennetuista henkilötiedoistaan saa tarvittaessa jäsensihteeriltä.

Rekisterin suojaus

Rekisteri on muodoltaan sähköinen tiedosto, joka on tallennettu puheenjohtajan ja jäsensihteerin tietokoneille. Rekisteristä ei ylläpidetä paperitulosteita eikä sen tietoja tallenneta verkon pilvipalveluihin tai vastaaviin tiedon säilyttämiseen ja jakamiseen suunniteluihin palveluihin.